Les solutions de GED sont désormais requises dans tous les services de l’entreprise. La majorité des entreprises commencent à mettre en place une solution GED pour dématérialiser la facture fournisseur, mais elles se rendent rapidement compte que cette solution peut gérer une grande variété de processus documentaires.
Cela concerne tous types de secteurs et toutes tailles d’entreprises : entreprises industrielles ou de services, grandes ou petites structures, y trouvent leur compte. Demande d’achat, accueil d’un nouveau collaborateur, gestion des contrats, gestion documents de transport : autant de processus qui peuvent être dématérialisés et optimisés avec la Gestion Electronique des Documents.
C’est pour cette raison qu’il faut concevoir la GED comme une partie intégrante du système d’information pour en tirer pleinement parti. Voici quelques unes des possibilités que vous offre une solution GED :
Intégration d’un document : pour intégrer un document au format papier dans un logiciel GED, il doit être numérisé. Cela peut se faire avec une imprimante multifonctions ou un scanner spécifique. Une fois numérisé, l’intégration du document dans le GED est automatisée. Pour éviter les erreurs et les doublons, des contrôles peuvent être mis en place.
Archivage des e-mails : différentes solutions de GED offrent différentes possibilités d’archivage des e-mails. La méthode la plus utilisée est l’imprimante dite “virtuelle”, qui permet d’enregistrer et d’indexer l’email en lisant les informations mentionnées dans celui-ci. Une autre possibilité est l’utilisation d’un connecteur dédié qui permet d’automatiser l’archivage des emails par l’implémentation des règles de gestion adaptées.
Échange d’informations avec d’autres logiciels : la plupart des solutions GED permettent de mettre en place des interfaces bidirectionnelles selon la fréquence choisie. Les techniques utilisées pour se faire sont variées : fichiers « plats », web services, API, consultation et écriture en bases de données, etc.
La consultation des documents depuis un autre logiciel : vous pouvez facilement consulter les documents stockés sur votre solution GED de n’importe quelle autre logiciel : comptabilité, ERP, CRM ou tout autre logiciel métier. Cette fonctionnalité est facile à mettre en place, selon les solutions. Cette option simplifie grandement l’effectuation des différentes tâches. Vous pouvez par exemple consulter un document depuis un logiciel tiers via une adresse URL dans la GED qui vous permettra de consulter ou de télécharger le document.
Avec une équipe dynamique et compétente, Oling vous apporte l’accompagnement et le conseil nécessaires pour vos projets de dématérialisation et de GED. Notre équipe vous mets en relation avec des fournisseurs de solutions GED adaptés à vos besoins spécifiques et vous assiste dans la mise en place de votre projet en maximisant vos chances de réussite.
